in Büroumzug ist ein organisatorischer Kraftakt, der mit viel Stress und Arbeit verbunden ist. Kaum ein Unternehmer kommt um einen Büroumzug im Laufe seines Unternehmertums herum. Stehen auch Sie kurz davor, Ihre Räumlichkeiten zu wechseln und Ihren Firmenstandort zu verlegen? Wir verraten Ihnen hier ein paar nützliche Tipps für Ihren Büroumzug und was bei Ihrer Standortverlegung zu beachten ist.
Büroumzug planen: Auf die richtige Vorbereitung kommt es an
Bevor es ans Umziehen geht, müssen Sie sich als Unternehmer natürlich erst für einen neuen Standort Ihrer Firma entscheiden. Ist das erst mal erledigt, geht es auch schon an die sorgfältige Planung Ihres Büroumzuges. Und dazu gehört auch ein passender Termin für Ihren Umzug. Darüber hinaus sollten Sie – falls dies im Mietvertrag so festgehalten ist – an die Renovierung des alten Büros denken.
Eventuell wollen Sie auch Ihre neuen Büroräume ein wenig verschönern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sei es, dass Sie den Wänden einen anderen Anstrich verpassen wollen oder ein anderer Boden hinein soll – mit etwaigen Verschönerungsmaßnahmen sollten Sie rechtzeitig vor dem eigentlichen Umzug beginnen.
Zur weiteren Planung Ihres Büroumzuges gehört darüber hinaus auch die Organisation eines Transports Ihrer Büromöbel, elektronischer Geräte, Akten und sonstigen Inventars. Eng verbunden damit ist natürlich auch die Überlegung, wie Sie Ihren Umzug über die Bühne bringen wollen. Bevorzugen Sie es Ihren Büroumzug mithilfe einer professionellen Umzugsfirma zu bewältigen oder möchten Sie lieber alles selbst in die Hand nehmen?
Büroumzug mit oder ohne Umzugsfirma?
Große und mittelständische Unternehmen legen ihren Standortwechsel in der Regel in professionelle Hände. Denn schließlich ist ein Büroumzug mit einer Menge Arbeit verbunden. Lässt man den Büroumzug von einem Umzugsunternehmen durchführen, spart man sich als Unternehmer wertvolle Zeit und Arbeitskraft. Die einzelnen Mitarbeiter müssen so nur ihren Platz aufräumen und ihre Utensilien in Kartons verstauen – der Rest wird vom Umzugsunternehmen übernommen.
Kleinere Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern entscheiden sich häufig dafür, den Büroumzug durch gemeinsames Anpacken über die Bühne zu bringen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass eine familiäre Arbeitsatmosphäre vorliegt. Sollte dem nicht so sein, dürfte es schwer werden, die Mitarbeiter fürs Anpacken beim Umzug zu begeistern.
Ob man sich für oder gegen einen Büroumzug mit einer Umzugsfirma entscheidet, hängt neben dem Kostenfaktor auch davon ab, wohin der Umzug gehen soll. Findet der Büroumzug beispielsweise in Wien statt, so lässt sich der Umzug für kleine Betriebe auch im Alleingang gut meistern. Steht hingegen ein Umzug von Wien in eine andere Stadt oder gar ins Ausland auf dem Plan, ist es ratsam, die Umzugsarbeiten in Profihände zu legen.
Mit Köpfchen packen: Gut gepackt ist halb gewonnen
Zu einem reibungslosen Büroumzug gehört nicht nur die sorgfältige Planung, sondern auch das richtige Packen. Nehmen Sie sich fürs Packen ausreichend Zeit und gehen Sie dabei mit Sorgfalt vor. Denn schließlich wollen Sie bestimmt nicht, dass in der ganzen Hektik wichtige Unterlagen durcheinandergeraten oder teure Technik zu Bruch geht. Geben Sie Ihre Dokumente in Ordner und Mappen und verstauen Sie diese in Kartons oder eigens für den Transport gefertigten Aktenordnern.
Besorgen Sie sich für Computer und sonstige sensible Elektrogeräte unbedingt Verpackungsmaterial, das Erschütterungen standhält und den Inhalt vor Feuchtigkeit und Staub während dem Transport schützt. Beim Transport technischer Gerätschaften ist es wichtig, Lufträume in Kartons und anderen Verpackungen zu beseitigen. Mit Papier oder Verpackungschips als Füllmaterial sorgen Sie dafür, dass das Transportgut beim Transport nicht verrutscht und dadurch Schaden nimmt. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie vor dem Büroumzug alle Daten sichern.
Organisatorische Tipps für Ihren Büroumzug
- Erstellen Sie eine Checkliste für Ihren Umzug und verteilen Sie die Arbeiten sinnvoll.
- Alle Umzugskartons bzw. Transportkisten sollten ausreichend beschriftet werden, sodass Sie am neuen Standort alles schnell wieder finden und beim Auspacken kein Chaos ausbricht.
- Falls Sie komplizierte Serveranlagen für Telefon oder Internet einzurichten haben oder Computer untereinander vernetzen müssen, sollten Sie rechtzeitig einen Termin mit einem Fachmann vereinbaren, um größere Verzögerungen und damit verbundene Mehrkosten zu vermeiden.
- Vergessen Sie nicht, Kunden und Geschäftspartner über Ihren Büroumzug zu informieren und diese rechtzeitig von der neuen Firmenadresse in Kenntnis zu setzen.
- Planen Sie für Ihren Büroumzug ausreichend Pufferzeiten ein. Schließlich kann es trotz sorgfältiger Planung immer zu unvorhergesehenen Zwischenfällen und Verzögerungen kommen.
- Findet der Umzug an einem Werktag statt, denken Sie daran, für Ihre Kunden erreichbar zu bleiben. Falls Sie über mehrere Mitarbeiter verfügen, halten Sie einen bereit, der im Bedarfsfall aktiv werden kann, um notwendige Arbeitsaufgaben totz des Umzuges zu erledigen.
- Sollten Sie während Ihres Umzuges für Kundenanfragen nicht erreichbar sein, informieren Sie diese auf Ihrer Homepage über den Umzug.
- Aktualisieren Sie etwaige Werbemittel, Visitenkarten und sonstige Publikationen.
- Vergessen Sie nicht darauf, die alten Büroräume in einem sauberen und vollständig ausgeräumten Zustand zu hinterlassen.
- Entrümpeln bzw. entsorgen Sie alle Büromöbel und sonstiges Inventar, das Sie nicht mehr benötigen rechtzeitig. Bei Bedarf können Sie hierfür eine Umzugsfirma beauftragen, die sich um die fachmännische Entsorgung kümmert.
- Wichtig ist es auch, die Änderung aller Einträge Ihres Unternehmens. Sind Sie auf zahlreichen Plattformen und Registern repräsentiert? Dann sollten Sie dafür genug Zeit einplanen, sodass nirgends die falsche, zukünftige Firmenadresse steht.
Nach dem Büroumzug
Ist der Umzug geschafft, geht es auch schon ans Kontrollieren. Überprüfen Sie, ob beim Umzug irgendwelche Schäden an Ihren Umzugsgütern oder an den neuen Räumen verursacht wurden. Sind Sie mithilfe einer Umzugsfirma übersiedelt, haftet diese in der Regel für entstandene Schäden. Melden Sie die Schäden unverzüglich dem Umzugsunternehmen und fertigen Sie Fotos an. Prüfen Sie außerdem, ob alle Möbel ordnungsgemäß und fachgerecht montiert wurden. Zudem kann es nicht schaden, alle technischen Geräte vor dem Einsatz nochmal zu reinigen.
Ist all das erledigt, können Sie sich ganz entspannt der Planung Ihrer Einweihungsparty zuwenden und Ihren Neubeginn samt Ihrer Belegschaft gebührend feiern.
Büroumzug in Wien und österreichweit: Mit Fit Umzug stress- und sorgenfrei umziehen
Sie haben keine Zeit oder Lust, sich alleine um Ihren Büroumzug zu kümmern? Fit Umzug, Ihr Experte für Firmenübersiedlungen, unterstützt Sie gerne bei Ihrem bevorstehenden Standortwechsel. Als erfahrenes Umzugsunternehmen bieten wir Ihnen einen umfangreichen Umzugsservice mit allem, was zu einem erfolgreichen Büroumzug dazugehört. Unsere geschulten Möbelpacker kümmern sich um alle Arbeiten rund um Ihren Umzug. Sei es die sorgfältige Planung Ihres Büroumzuges, Packarbeiten, die Bereitstellung von inventargerechtem Verpackungsmaterial, der Ab- und Aufbau Ihrer Büromöbel oder die Entrümpelung von unbrauchbar gewordenem Inventar – wir erledigen alle Arbeiten, die bei einem Umzug anfallen. Darüber hinaus sorgen wir für einen termingerechten Transport, sodass Sie Ihr Tagesgeschäft wieder rasch aufnehmen können.
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