Firmenumzug planen: Mit diesen Tipps läuft beim Umziehen alles rund

Steht ein Firmenumzug an, ist Stress vorprogrammiert. Das gilt besonders dann, wenn nicht rechtzeitig mit der richtigen Umzugsplanung begonnen wird. Damit Ihnen das nicht passiert, verraten wir Ihnen ein paar nützliche Tipps und Tricks für Ihren Firmen- bzw. Büroumzug. Zusätzlich haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, die Ihnen das Umziehen erleichtert.

Nachdem Sie sich überlegt haben, ob Sie den Umzug mit einer spezialisierten Umzugsfirma oder im Alleingang meistern wollen, geht es auch schon an die Erstellung eines Zeitplans. Machen Sie sich Gedanken darüber, wann der Umzug stattfinden sollte und ob dieser auch an einem Wochenende über die Bühne gehen kann. Bedenken Sie bei der Terminwahl, dass nicht nur der Umzug an sich viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch die anschließende Einrichtung der neuen Geschäftsräume.

Ein Firmenumzug ist im Prinzip nichts anderes als ein Projekt. Dementsprechend sollte die Firmenübersiedlung auch demselben Ablauf folgen. Erstellen Sie einen Projektplan und verteilen Sie Projekthefte an die zuständigen Mitarbeiter bzw. Teams. Gestalten Sie die Deadlines für einzelne Aufgaben so, dass etwaige Engpässe rechtzeitig erkannt werden können, sodass der Umzug nicht gefährdet ist.
Kommunizieren Sie außerdem mit Ihren Mitarbeitern und nutzen Sie den Umzug dazu, zentrale Mitarbeiterwünsche in Bezug auf die neuen Geschäftsräumlichkeiten zu erfüllen. Neue Geschäftsräume bringen Schwung ins Unternehmen – ganz besonders dann, wenn die Einrichtung auch den Vorstellungen Ihrer Mitarbeiter entspricht. Ein Firmenumzug ist daher die ideale Gelegenheit, ein neues Design zu verfolgen und diverse Einrichtungsgegenstände auszutauschen.

Gleichgültig, ob Sie sich dazu entschließen, Ihre Geschäftsräume neu zu gestalten oder nicht – um Zeit beim Übersiedeln zu sparen, sollten Sie schon im Voraus einen Einrichtungsplan erstellen. So weiß das Umzugsunternehmen, wo alles hingehört und kann Ihre Möbel sowie sonstiges Firmeninventar gleich an die richtige Stelle bringen.
Damit auch alles an seinem vorgesehenen Platz landet, müssen die Möbel und alle weiteren Umzugsgüter inventarisiert und etikettiert werden.

Setzen Sie sich außerdem nochmals mit der Umzugsfirma in Verbindung, um restliche Fragen und weitere Anliegen zu klären. Oft kommt es nämlich vor, dass noch weitere Möbelpacker, zusätzliches Verpackungsmaterial oder zusätzliche Arbeitsleistungen benötigt werden.

Etwa zwei Wochen vor dem Umzug gilt es, festgelegte Termine mit der Umzugsfirma, Handwerkern und sonstigen Unternehmen sicherheitshalber noch einmal bestätigen zu lassen. Kontaktieren Sie außerdem den aktuellen Vermieter, vereinbaren Sie einen Termin für die Schlüsselübergabe und vergessen Sie nicht auf die Heizkostenabrechnung.
Darüber hinaus wird es – falls noch nicht geschehen – nun höchste Zeit fürs Inventarisieren der Einrichtung sowie das Etikettieren der Möbel und sonstigen Firmeninventars. Überlegen Sie sich zudem, was Sie alles an den neuen Unternehmensstandort mitnehmen wollen und was nicht. Was nicht mitkommt, sollte nämlich fachgerecht vernichtet bzw. entsorgt werden.

Sie haben Ihren Firmenumzug gut geplant? Dann schonen Sie am Umzugstag nicht nur Ihr Nervenkostüm, sondern haben auch um Einiges weniger zu tun. Das gilt besonders dann, wenn sich ein professionelles Umzugsunternehmen um Ihre Übersiedlung kümmert. Prüfen Sie bei der Übersiedlung aber, ob die alten Büroräume vom Reinigungspersonal ausreichend gesäubert wurden und ob wichtige Akten oder sonstige Gegenstände vergessen wurden.

Ist der Umzug gemeistert, geht es ans Kontrollieren. Prüfen Sie, ob an diversen Geräten und Räumlichkeiten irgendwelche Schäden entstanden sind. Kontrollieren Sie außerdem, ob alles fachgerecht montiert und an den vorgesehenen Platz gestellt wurde. Hat alles geklappt, können Sie sich ganz entspannt zurücklehnen. Nun steht der Einweihungsparty nichts mehr im Wege.